ビジネスシーンでは、金銭の受け取りを証明するために領収書を発行しますよね。
最近では、海外からの旅行者や、ビジネスで出張している外国人などが増えてきているため、英語の領収書を求められることも多くなってきています。
領収書を英語で作成する時の書き方は、利用目的によって多少異なるものの、一般的に必要とされる項目は日本のものとさほど変わりません。
しかし、国によっては、税金の還付や減免を受けるために固有の書式や様式を求められることもあるため、海外の領収書にはどのような項目が必要なのかを確認しておくことが重要です。
ここでは、領収書の英語での書き方を見本で詳しくご紹介します。
また、ビジネスシーンで使える領収書の英語でのテンプレート・フォーマットもご用意していますので、ぜひ活用してください。
目次
領収書を英語で作成する時には注意点があります。
一口に領収書といっても、紙で発行するものだけが領収書ではありません。
領収書の発行には、以下の方法があります。
それでは、それぞれの発行方法の注意点について、詳しく見ていきましょう。
英語の領収書を書面で発行する場合には、以下の配置・順番で作成するようにしましょう。
日本の領収書とは配置・順番が異なるため、作成する場合は注意が必要です。
海外の会社とやりとりをしていると、領収書をFAXで送る場合も出てくると思います。
領収書を作成する配置・順番は、書面と同様で問題ありません。
FAXで発行する場合には、送付状を添付して送信するように配慮すると、より丁寧にやりとりをすることができます。
送付状には、日付や会社名の他、宛先や送付物の内容をしっかり記載することが重要です。
また、「Please see attached quotation peper.（添付書類を見てください。）」といった記載があると、より親切になります。
FAXと同様、海外とのやりとりを行うために、領収書をメールで送る場合も出てくると思います。
メールで発行する場合は、メールの文面に、まずは相手へのお礼を述べるようにしましょう。
具体的には、「Thank you for your payment.（お支払ありがとうございます。）」という内容を記載すると良いでしょう。
その後、領収書に必要な情報を記載して、文書を付け加えると失敗はないでしょう。
上記では、領収書を作成する時の注意点についてご紹介しました。
ここからは、さらに細かく、領収書の英語での書き方について、見本をもとにしながら詳しく見ていきたいと思います。
ここでは、領収書の英語での書き方について、必要な項目を順にご紹介します。
全体のタイトルとしては、領収書を意味する「receipt（レシート）」が一般的です。
また、発行する目的に応じて、下記のようなタイトルをつけることもあります。
ちなみに、送り状とは、納品書と請求明細者を兼ねた書類のことを指します。
領収書に記載する「company name（発行会社名）」は、日本の場合は領収書の下部に書くことがほとんどですが、英語の場合は上部に書くのが一般的です。
発行会社名の他に、会社住所、電話番号、メールアドレス、ウェブサイトを記載しておくと良いでしょう。
住所の書き方は、日本の場合は「都道府県→市町村→番地→ビル名」になりますが、英語の場合は「ビル名→番地→市町村→都道府県」になるので気を付けましょう。
領収書に記載する「receipt number（領収書番号）」は、発行した領収書を整理するためにつけるものです。
ナンバリングすることで、領収書を複数あるいは継続的に発行することができ、発行した後も領収書の件で問い合わせがあった時も対応することができるようになります。
ナンバリングには特に決まりはないので、会社のやり方に合わせて行いましょう。
領収書に記載する「date（発行日）」には、アメリカ式とイギリス式で少し異なります。
「2020年8月23日」と書く場合は、下記の通りになります。
どちらの書式でも、フォーマルで日を書く場合は、序数を使うことにも注意が必要です。
基本的には、「th」を数字の後につけますが、末尾が「1」「2」「3」の場合は上記のように記載するので、気を付けましょう。
また、以下のように省略して書くことも可能なので、覚えておきましょう。
領収書には、「どこから、何のために、お金をいくら受け取ったのか」がわかるように明記することが重要です。
宛名を特定しない場合には、英語では「customer」を記載します。
これは、日本でいう「上様」と同じ意味合いのものになります。
また、日本の領収書ではあまり見かけませんが、海外では下記のものを記載することがあります。
受け取るべき金額と、今回受け取った金額、残高を末尾に記載しておくことで、相手にあといくら支払う必要があるのか念押しさせる効果があります。
英語の領収書では、お金の受領方法を「payment received in: 〇〇」と記載します。
〇〇に該当する受領方法とは、以下の通りです。
〇〇の部分を空白にするのも一つの手段ですが、何度も同じフォーマットを用いて発行するのであれば、チェックボックスを作成しておくと負担を軽減することができます。
受領したという証明として、海外では発行者が直筆でサインをするのが一般的です。
これは、日本でいう受領印と同じ役割を果たしています。
サインするための項目は、“received by” や “signed by” と記載し、その近くに手書きでサインを書く場所を示す下線を引いて作成します。
サイン自体は、簡単に消すことのできない黒ペンか青ペンで書きましょう。
それでは、領収書の英語での書き方を見本でご紹介します。
ここでご紹介する領収書の英語でのテンプレート・フォーマットは、無料でダウンロードすることができますので、ぜひご活用ください。
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領収書を英語で作成するのは難しい、と感じてしまうものですが、必要な項目の順番などが異なるだけで、ベースは日本の領収書の書き方と大差はありません。
そのため、領収書を英語で作成する時に、必要になる項目とその順番をしっかりと確認しておくようにしましょう。
作成するのにあまり時間を割きたくない、どのように作成したら良いのかわからないといった場合には、上記の内容をテンプレート・フォーマットを活用するとスムーズに作成することができます。
また、領収書は書面だけではなく、FAXで送る場合や、メールで送る場合もあります。
事前に確認しておくと焦ることがないので、それぞれの場合の発行方法もしっかりと把握しておくようにしましょう(^^♪