経費に計上しようと思って、領収書（証）をもらったはずが、いざ処理をしようと思ったときに、領収書を紛失してしまったとなると、非常に焦りますよね(-_-;)
一度発行してもらった領収書を紛失した場合には、再発行してもらうことは可能なのでしょうか。
それとも、その場合には、経費に計上するのをあきらめるしかないのでしょうか。
そうなってしまうと非常にツライところですよね。
そこで、ここでは、領収書を紛失した場合に、再発行できるかどうかについて見ていきたいと思います。
目次
領収書を紛失した際には、お店や会社にお願いすれば、再発行してもらうことは可能なのでしょうか。
領収書とは、商品の販売やサービスの提供が行われた場合に、購入者は対価を支払ったこと、販売者は代金を受け取ったことを証明するための書類となります。
お金を支払った側が、会社などである場合には、その費用を経費として計上することができます。
この領収書は、法人税の申告や確定申告、税務調査で求められる重要な書類であり、7年間の保管義務が定められています。
代金を受け取った側には、支払った側へ、領収書を発行する義務があります。
しかし、再発行については義務がありません。
そのため、紛失したからといって、基本的に領収書を再発行してもらうことは困難です。
なぜ、領収書を再発行してもらえる可能性が低いのかというと、領収書を何回も発行してしまうと、領収書の不正使用の可能性が考えられるからです。
二重発行が可能だと、それを用いて、架空の取引の売上を立てたり、経費を余分に計上したりできる可能性があります。
このように、領収書を不正に使用することは、脱税行為とみなされます。
そのため、税務調査で、領収書の不正使用を指摘された場合には、ペナルティが科されることになります。
もし、税務調査で、領収書の不正使用が発覚した場合、本来、計上すべき額との差額を踏まえて、法人税、消費税、法人市民税、事業税が加算されるだけでなく、延滞税が課されてしまいます。
また、領収書を発行した側も、共犯が疑われた場合には、有印私文書偽造罪に問われる可能性があります。
そのため、領収書を紛失した際に、再発行することは、リスクが伴うため、再発行してもらうことは困難だと言えるでしょう。
では、領収証を紛失してしまった場合は、経費に計上することはできないのでしょうか。
それでは、領収書を紛失した場合には、あきらめるしかないのでしょうか。
領収書を紛失した場合の対応方法について見ていきたいと思います。
領収書を紛失した場合の対応方法としては以下が考えられます。
それぞれについてくわしく見ていきたいと思います。
まずは、ダメ元で、代金の支払い先に、領収書の再発行をお願いしてみます。
領収書の発行は、義務ですが、再発行は義務ではありませんので、前述した理由からも拒否される可能性は高いです。
逆に言うと、自分の会社・お店においても、再発行を依頼された場合は、断った方が良いです。
中には、再発行してもらえる場合もあります。
ただし、その場合には、二重発行の不正防止のために、「再」や「再発行」などと記載されたものをもらえることが多いです。
もし、どうしても、自分の会社やお店でも、再発行をする必要がある場合には、このように、再発行した旨がわかるように、発行するように注意しましょう。
領収証の再発行の代わりに、購入証明書・支払証明書の発行を行ってくれるところもあります。
これらの書類は、領収書と同じく、支払いの証明として有効となります。
ただし、購入証明書や支払証明書は、発行するために費用が発生することが多いです。
有料であっても、発行してもらえることで、経費に計上できるのであれば、この方法を利用しても良いのではないでしょうか。
領収書を紛失しても、レシートがあれば、代用可能です。
法的には、必要な記載事項が記入されていれば、レシートでも領収書の代わりになります。
そのため、レシートをもらっていないか探してみるのも一つの手段です。
しかし、最初に領収書をもらっているのであれば、レシートを受け取っている可能性は低いかと思われます。
レシートと領収書の両方を渡すことは、二重発行と同じことになるので、基本的には、ありえないのではないかと思われます。
領収書がない場合に、経費に計上するためには、出金伝票を使用するという方法があります。
支払先、日付、、金額、領収書の但し書きに相当する内容などが、出金伝票に記載されていれば、領収書の代わりとなり、経費に計上することが可能です。
会社側として、この対応でも問題ないのであれば、これが一番、無駄な手数料なども発生しないので、無難な方法ではないでしょうか。
領収書は、会社で備品などを購入したり、サービスの提供を受けたりした際に、会社の経費に計上することができます。
そのための証明として、領収書は必要な書類となりますので、紛失しないように注意が必要です。
紛失する前に、画像として保存しておくという方法もあります。
電子帳簿保存法の改正により、スマホなどで撮影した領収書の画像データは、取引の証拠として使用することが認められるようになりました。
ただし、そのためには、以下の条件があります。
領収書を紛失して、痛い目に合う前に、先にできる限りの対処法を行っておくことも重要ではないでしょうか。