新しく従業員を採用した場合に、応募者から 「採用証明書」という書類の記入を求められることがあります。
採用証明書とは、ハローワークに就職先が決定したことを報告する書類のことをいいます。
また、求職者側の立場からすると、採用が決まったことで、雇用保険の失業給付の受給をストップし、再就職手当を受給する際に必要となる重要な書類となります。
採用証明書の書式・様式は、求職者がハローワークから受け取ることができます。
そのため、会社側は、求職者から採用証明書を受け取り、必要事項を記入して求職者に返却するのが一般的な流れとなります。
しかし、このような手続き関連のものは、小さい会社になると雇用自体が少ないため、書き方自体も「どうしたらよかったかな？」と悩んでしまいますよね(^^;
採用証明書は、求職者がハローワークへの「再就職手当申請書」を提出する際にも必要な書類となるため、記入を求められた際には早急に対応する必要があります。
ここでは、採用証明書の様式・書式、書き方を記入例とともに見ていきたいと思います。
また、ハローワークへの再就職手当申請書に採用証明書が必要な理由も踏まえて、詳しく見ていきましょう。
目次
それでは、この採用証明書とは何のための書類なのでしょうか。
採用証明書とは、失業していた人が再就職が決定したことを証明する書類のことを指します。
失業していた人が、雇用保険の失業給付を受給しながら就職活動をしているときに、就職が決まった場合に、失業給付の受給を停止する手続きを行う必要があります。
就職が決まった場合には、失業給付の受給を停止する必要がありますが、その代り、再就職手当というものを受給することができます。
再就職手当の支給対象となるのは、失業給付の給付日数が3分の1以上残っている場合となります。
再就職した際の就職祝い金のようなものですね(^^)
再就職手当を受給するためには、採用証明書が必要となりますが、この書類の記入は、採用した企業が行う必要があります。
採用証明書の書式・様式については、ハローワークから受け取る「受給資格者のしおり」に同封されているため、採用証明書の項目を採用した企業が記入した上で手渡す形が一般的です。
しかし、採用証明書の書式・様式は下記の項目を満たしていれば、採用した企業が独自に作成したものでも良いとされています。
ただし、採用証明書に必要な項目は自治体によって異なる可能性もあります。
そのため、必要事項を確認して独自に作成したものを手渡すよりは、ハローワークで発行されているものを受け取って記入する方が無難だといえるでしょう。
求職者は、採用証明書を、内定日から就職日の前日までにハローワークに提出しければいけません。
ただし、会社側や入社日の都合で、この日までに書類の提出が難しい場合には、求職者は、再就職が決まった旨を、先にハローワークに伝え、書類の提出は後日行うことも可能です。
再就職手当の申請の際に必要なものは、採用証明書、失業認定申告書、雇用保険受給資格者証と印鑑となります。
これらを提出することで「再就職手当支給申請書」が渡されますので、こちらを、求職者から受け取り、会社にて「再就職手当支給申請書」の事業主欄を記入し、求職者がハローワークに提出することで、再就職手当の申請が完了となります。
採用証明書は、ハローワークから受け取る「受給資格者のしおり」に同封されています。
採用証明書の書き方について、記入例とともにご紹介します。
記入内容について上から見ていきたいと思います。
支給番号は、雇用保険受給資格者証に記載されている番号のことを指します。
採用証明書の記入を求められた場合には、支給番号を応募者本人に記入してもらった上で、会社に郵送または持参してもらいましょう。
求職者の氏名や生年月日・住所・電話番号を記入します。
雇入年月日には、事業主と本人の間で契約した在籍となる初日を記入します。
上記の例にもありますが、勤務開始日が1月4日であったとしても、1月1日に雇入をした場合には、1月1日を記入します。
また、臨時・パート・試用期間・研修期間・アルバイト等がある場合にも、それらの期間が終了して正社員として勤務を始めた日を記入するのではなく、雇入した日を記入します。
従業員数は、雇入年月日の支社・支店・営業所を含む企業全体の従業員数を記入します。
この従業員数には、パートやアルバイトなども含むので注意しましょう。
採用した際に、該当する職種を記入してください。
雇入年月日前に応募者が就労していた時期がある場合には、「ア．有」を記入し、その期間を記入します。
就労していた期間がない場合には、「イ．無」を記入します。
採用経路については、採用を決定した経路の中で該当するものを選択してください。
ハローワークからの紹介によって採用を決定した場合には、「ア．安定所の紹介（関係機関含む）」を記入します。
職業紹介事業所からの紹介によって採用を決定した場合には、「イ．職業紹介事業者の紹介」を記入し、事業所名と所在地、電話番号、担当者名を記入します。
雇用形態については、雇入年月日時点での雇用形態を選択してください。
研修期間が終わった後に、正社員になるなどという事情があっても、あくまでも現時点での雇用形態で構いません。
雇用期間の定めの有無を選択してください。
最後に、上記の通りに採用した年月日と事業所所在地や名称、代表者氏名などを記入して、印鑑を押して完成となります。
記入後は、速やかに応募者へ返送、もしくは、手渡してください。
採用証明書は、失業給付を受給していた人がハローワークへ再就職が決定したことを報告する際に必要な書類です。
また、再就職手当の手続きを行う上で、再就職手当申請書を提出するために必要になる重要な書類でもあります。
採用証明書を提出する期限は、内定を承諾した日から就職日の前日までに行わなければならないもので、提出が遅れてしまうと再就職手当申請書を受け取ることができないため、手続きができなくなってしまいます。
応募者にとっては、受けられるはずの給付金が受けられなくなってしまう可能性もあるので、面倒だからといって後回しにしてしまうと、トラブルの元になるかもしれません。
記入自体はそれほど難しくないので、トラブルを回避するためにも、早急に対応するようにしましょう。
採用した際には、採用通知書を送るなどの事務手続きがありますが、それだけでなく、採用通知書の発行も必要となります。