会社に退職を願い出る際には、退職願というものを提出します。
よく、退職届と混同されますが、退職届とは、退職の決意を表明するための書類であり、厳密には意味合いが異なるものとなります。
会社によっては、退職届・退職願ともに提出用のフォーマットが準備されている場合がありますが、ない場合には自分で作成する必要があります。
原則として、退職願の書き方は、手書きで作成するのがマナーだとされています。
退職願を提出する際には、不備や失礼のないようにする必要があるため、どのような点に気を付けて作成すればよいのか悩んでしまいますよね(^^;
そのため、退職願の書き方について、手書きの見本があれば、作成に関して、不安はなくなりますよね。
そこで、ここでは、退職願の書き方を手書き見本を用いて詳しく見ていきたいと思います。
また、便箋・封筒・用紙についても、どのようなものを用いるのが良いのかを確認したいと思います。
退職願や退職届は、原則として、手書きで作成するのが基本とされていました。
退職という大きな事由を表明する書類を提出する際には、手書きで作成するのが一般的であると考えている人が圧倒的に多かったためです。
また、間違った際の書き直しや、字を丁寧に書くなど気を付けるべき点も多いため、作成に時間がかかる反面、最後まで丁寧に時間をかけて作成したという誠意を見せることができるというのも理由の一つです。
しかし、これらのマナーというのは、パソコンが普及する前の時代にできたものです。
そのため、現在では、パソコンで作成することも一般的になっているため、手書きでなくてもビジネスマナーに違反するわけではありません。
ただし、会社の担当者や経営者によっては、手書きのほうが望ましいと考える人がいる場合や、会社によっては、自筆の署名と押印を求めてくる場合もあります。
しかし、自筆の署名や押印がない退職届・退職願でも、法律上は退職の意思表示には問題はありません。
そうはいっても、日本の社会では署名や押印というのは、正式な文書を作成する際には必要とされる習慣でもあります。
だからといって、「法的には、自筆の署名や押印は不要である」ことで、言い争ったところで、退職手続きに無駄な時間を要してしまうだけなので、基本的には、会社側のルールに基づいて、退職願を作成するのが良いでしょう。
それでは、具体的な書き方について触れる前に、便箋・封筒・用紙などの作成のための準備物や、基本的なマナーについてご紹介します。
ペンは、黒ボールペンか万年筆を使用するようにしましょう。
フリクションなどの消えるボールペンでは、紙同士の摩擦や時間の経過によって、字が消えてしまう可能性があります。
受け取った側に都合の良いように内容を変更される危険性もあるため、簡単には消えないペンで作成してください。
また、誤字・脱字があった場合には、修正ペンで訂正するのではなく、一から書き直すようにしましょう。
ただし、会社に提出用のフォーマットがあり、書き直すための用紙がない場合には、間違えた箇所に二重線を引き、訂正印を押します。
退職願や退職届などの公式な書類を封入する際には、白無地の封筒が望ましいとされています。
また、封筒の表面に郵便番号の記載がないものの方がより望ましいとされているため、入手が可能である場合には、記載のないものを選ぶようにしましょう。
封筒のサイズについては、A4であれば長形3号、B5であれば長形4号を使用しましょう。
退職願を封入する際には、表面の中央部分に「退職願」、裏面の左下部分に「所属部署名（正式名称）と氏名（フルネーム）」を記入します。
また、手渡しである場合には封はしなくても構いませんが、のり付けシールがついている場合には、封をして「〆」を記入してください。
用紙は、白用紙または便箋を用いるようにしましょう。
サイズは、会社からの指定がなければ、A4もしくはB5で作成するのが一般的です。
また、便箋を用いて作成する場合には、ビジネスで使用しても問題のないようなシンプルなものを選ぶようにしましょう。
退職願は、基本的には、縦書きで作成しますが、横書き用の罫線の用紙の場合もありますので、その場合は、横書きでも問題ありません。
手書きの場合の書き方の例は、以下の通りです。
それでは、書き方の手順を詳しく見ていきたいと思います。
1行目の真ん中、もしくは、少し上部に「退職願」と記入します。
2行目の一番下に、「私儀」もしくは「私事」と記入します。
この場合、どちらを記載しても問題ありません。
意味合いとしては、「わたくし個人のことで恐縮ですが」という前置きになります。
退職願を提出する場合は、自己都合の場合になります。
そのため、「一身上の都合」と記入します。
退職願の場合は、退職希望日を記入します。
西暦でも元号でも構いませんが、会社の公式書類に使用しているものに合わせると良いでしょう。
退職願の場合は、「お願い申し上げます」と願い出る旨を記入します。
退職願を提出する日付を記入します。
所属部署の正式名称と自分の氏名（フルネーム）を一番下に揃えて記入します。
その際、自分の氏名の下に捺印します。
宛名は最高執行責任者（社長）とし、会社名・役職名・氏名を記入します。
氏名には「様」と敬称をつけること、自分の氏名よりも上にくるように記入しましょう。
退職願を作成する際には、誤字・脱字がないようにすること、読みやすいように丁寧にわかりやすい字で書くことが重要です。
ここで、誤字・脱字に気づいて修正ペンで訂正したり、字が雑だなと自覚できるのに放置した状態で提出すると、マナー違反になりますし、最悪の場合には受理されない危険性もあります。
何より、公式な書類となるのに失礼な行動をとってしまうと、最後まで嫌な思いを抱かれたまま退職することになってしまいます。
快く送り出してもらうためにも、上記を参考に退職願を作成するためのマナーをしっかりと確認して、円満退職を目指しましょう(^^♪