求人に対する応募者の採用が決定した場合には、その旨をお知らせするために、採用通知書という書面を渡す必要があります。
採用通知書の中には、ただ単に内定が決まったことを知らせるもののほかに、入社承諾書などの必要書類の提出を求めるものや、説明会などの開催のお知らせを兼ねているものもあります。
臨機応変に作成する必要がある採用通知書ですが、初めて作成する時にはどのように作成すればよいのか、わからないですよね(^^;
また、採用通知書は大変フォーマットがシンプルではありますが、誤字・脱字や抜け漏れがあると後でトラブルの原因になることもあります。
そこで、ここでは、採用をお知らせする際の文例・例文をもとに通知書を作成するコツや、目的別の採用通知書のひな形やテンプレートについて、ご紹介します。
採用通知書のひな形（wordファイル）やテンプレートは無料でダウンロードしていただくことができますので、ぜひご活用ください。
目次
採用通知書は、手書きで作成するということはほとんどありません。
パソコンで作成したものを印刷して、郵送で送付するというのが大半の場合となります。
書式についても、必要書類の提出を求める場合や説明会などの開催のお知らせを兼ねている場合もあるため、「採用通知書の内容はこれでなければいけない」というものはありません。
会社でテンプレートが作成されている場合はそれを用いれば良いですが、それがない場合には、採用担当者が作成することになります。
採用通知書は、応募者に内定を伝える正式文書となるため、誤字・脱字、記載項目に抜け漏れがないかには十分に注意して作成する必要があります。
また、送付時期についても、採用内定者が決まった場合には、応募者のことも考慮して早く結果を通知するようにしましょう。
結果の通知は、採用面接や筆記試験などの実施後、１週間以内を目安にすると良いでしょう。
転職活動を複数の会社に対して行ったことのある方は、お分かりかと思いますが、採用の場合には、すぐに結果連絡がきて、不採用の場合は、期日ギリギリという会社が多くはないでしょうか。
また、応募者は結果を待っている間も就職活動を続けていると考えれば、結果の通知が遅くなればなるほど、他の企業に先を越されてしまう可能性があります。
優秀な人材であればあるほど、他の企業も同じくほしいと思うものですから、採用が決まったら早い段階で結果を通知することが、優秀な人材を確保するためには重要といえます。
採用通知書いは、決まった書式がないと言われると、逆にどうしてよいかわからないという人もいるかもしれません。
そのため、ここでは、採用通知書のひな形・テンプレートをご紹介いたします。
それでは、目的別の採用通知書のテンプレートをご紹介したいと思います。
採用通知書を送付する目的は、採用が決定したことを伝えることだけではない場合もあります。
採用通知以外にも他の目的を伝えるものとして考えられるのは、以下となります。
このように、採用が決定したことを告げるだけではなく、その他に必要だと思われる内容の連絡を記載して通知書と一緒に送付する場合が多いです。
会社でテンプレートが作成されている場合は、そちらを用いるに越したことはありませんが、自分で作成する場合には上記のことにも注意して作成しましょう。
採用通知書を作成する時のポイントは、記載項目に抜け漏れがないかどうかです。
あくまでも一例ですが、一般的には下記の項目に抜け漏れがないかどうかを注意しながら作成すると良いとされています。
上記に挙げた「＊」印は、採用通知書を作成する上では必須の項目となります。
必要書類を同封かつ返送を求める場合には、その旨も項目に含めて作成しましょう。
実際の書式については、下記で紹介する採用通知書のひな形を参考にして作成してください。
では、実際に採用通知書ひな形のテンプレートを見ていきましょう。
採用内定通知のみで、詳細は後日に伝える場合は、こちらのテンプレートをご活用ください。
採用内定通知および出社を求める場合には、こちらのテンプレートをご活用ください。
採用内定通知および必要書類提出を求める場合には、こちらのテンプレートをご活用ください。
ここまで、採用通知書の文例・例文をまとめた書式のテンプレートをご紹介しました。
目的別に作成していることと、wordファイルで無料ダウンロードができるようにしてありますので、会社名など変更する部分の修正および必要項目を付け足すだけで、簡単に採用通知書を作成することができます。
このように、テンプレートをもとに自社用にアレンジして、いくつかのパターンに分けて様式を作成しておくと、業務負担も大幅に減らすことができます。
また、優秀な人材を逃さないためにも、採用通知書を早く作成したい場合についても利用できると思いますので、ぜひご活用ください(^^♪
また、優秀な人材確保のためには、面接の準備として、質問事項をリスト化しておくことも有効です。