新しい従業員が入社することになると、会社側は、いろいろと準備をしなければいけません。
必要な書類をそろえたり、手続きを行わなければいけなかったりします。
会社側では、新しい従業員に、気持ち良く入社してもらうことができるように、抜けや漏れがないように準備をしておきたいものですよね(^^)
そのためには、必要な項目のチェックリストを作っておくと良いのではないでしょうか。
そこで、ここでは、新しい従業員が入社する際に、必要な手続きが何なのかということについて、くわしく見ていきたいと思います。
また、チェックリストについても、ご紹介いたします。
目次
新しく会社に入社することになると、従業員本人に準備してもらうべきものもあります。
まずは、本人に準備してもらうべきものを、内定が決定した際に、忘れないように伝えておきましょう。
初日に持参するように伝えておくと、スムーズに手続きを行うことができます。
また、入社時に、会社が事前に準備しておいた方が良いものもあります。
このように、必要な手続き関係以外にも、新しい従業員が気持ちよく、入社できるように環境を整えてあげることも重要です。
会社に新しい従業員を雇い入れた場合には、社会保険、雇用保険、税金などの手続きが必要となります。
これらは、滞りなく行わなければ、従業員に迷惑がかかり、会社の信頼を失うことにもなりかねません。
また、手続き関係は、適切に行わなければ、罰則がある場合もあるので注意が必要です。
従業員を新たに雇い入れた場合の会社のやるべきことのチェックリストは以下となります。
これらの手続きに関して、項目別にくわしく見ていきたいと思います。
入社に関する手続きの中には、社内のみで完結するものもあります。
法律上は、必ず、雇用契約書が必要となるわけではありません。
しかし、トラブルの原因にもなりかねないので、雇用契約は結んでおいたほうが良いでしょう。
従業員に署名・捺印してもらったものを一通ずつ保管しておきましょう。
労働条件通知書は、労働基準法で交付が義務付けられています。
また、雇用契約の期間、就業場所、業務内容、賃金、賃金の支払い方法など記載すべき事項が労働基準法で定められています。
法律上、必要ではありませんし、会社によっては、不要な場合もあるかもしれません。
必要に応じて、業務上、知り得た情報を外部に漏らさないように、誓約書を発行し、署名・捺印してもらうと良いでしょう。
法定三帳簿とは、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の3つのことで、労働基準法で作成が義務付けられています。
労働者名簿には、従業員の氏名、住所、性別、業務内容、入社年月日、退職年月日などを記載します。
賃金台帳は、雇用形態に関わらず、すべての労働者の賃金の記載が必要となります。
出勤簿は、3年間保管することが義務付けられています。
常時雇用する従業員を雇い入れる場合、医師による健康診断を実施することが法律で定められています。
実施時期については、雇入れ時の直前または直後とされていますが、具体的な期限までは明確にされていません。
また、雇入れ時の健康診断は、定期健康診断と異なり、すべての項目について実施する必要があります。
雇入れ時の健康診断を実施した場合、実施後1年間、定期健康診断を省略することができます。
社会保険に関する手続きには以下のものがあります。
正社員であれば、必ず、社会保険の加入対象となります。
パートやアルバイトでも、条件を満たしている場合には、社会保険の加入対象となるので、注意が必要です。
社会保険の加入対象となる場合には、健康保険・厚生年金被保険者資格取得届を提出し、社会保険の加入手続きを行う必要があります。
健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届は、入社日から5日以内に管轄の年金事務所へ提出する必要があります。
雇い入れた従業員に扶養家族がいる場合には、扶養家族も、健康保険の被扶養者の認定手続きが必要となります。
このときに、健康保険被扶養者異動届という書類を記入し、提出します。
雇用保険の適用事業所にて、雇用保険の加入対象の労働者を雇い入れた場合、雇用保険の加入手続きを行う必要があります。
雇用保険の加入手続きは、雇用保険被保険者資格取得届という書類をハローワークへ提出することになります。
現在、住民税は、特別徴収が義務化されています。
そのため、給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書を市区町村役場に提出し、特別徴収の手続きを行う必要があります。
新しい従業員を迎え入れるとなると、手続きや準備など、いろいろとやることが多く大変です。
また、手続きなど面倒くさいことはどうしても後回しにしてしまいがちですよね(-_-;)
しかし、せっかく新たに、会社で働いてくれることになった仲間です。
悪い印象を与えてしまわないように、最大限の配慮をしたうえで、迎え入れたいものですよね(^^)
そのため、上記の入社手続きチェックリストを参考にして、抜けや漏れのないように、入社手続きを行いましょう！