会社に勤めていると、社内または社外から人事異動または転勤挨拶のメールが届くこともあると思います。
特に、新卒の方からすると、転勤挨拶メールに対して、「返信した方がいいのかな？」「どのように返信するべき？」と悩んでしまいますよね(^^;
転勤挨拶メールが届いたら、しっかりと返信メールを送るのがマナーです。
また、会社の上司などの社内からだけではなく、取引先などの社外からの転勤挨拶メールがくることもあります。
相手別の返信メールを作成する時のマナーもしっかりと押さえつつ、感謝の気持ちを伝えられるメールを送りたいですよね。
ここでは、転勤挨拶への返信メールの文例やマナーなどについて、詳しくご紹介していきたいと思います。
また、社内・社外などの相手別の転勤挨拶への返信メールの内容についても、詳しく見ていきましょう。
目次
社内または社外から届く転勤挨拶メールには、必ずしも知っている人からのメールだけではありません。
会社の上司や取引先の方からのメールであれば返信しなければならないと思うかもしれませんが、知らない人からのメールには返信しなくても良いかも、と思ってしまいますよね。
しかし、知らない人からだったとしても、転勤挨拶メールなどの重要な内容のものは、しっかりと返信するのがマナーです。
また、返信する際にも、以下のようなマナーに気を付ける必要があります。
それでは、それぞれの内容について順に見ていきましょう。
まず、受信したメールに対して、なるべく早く返信するのは最低限のマナーです。
業務時間内に返信をする必要がありますが、メールを受信してから、できれば24時間以内に返信するようにしましょう。
また、転勤挨拶メールは、多くの人に送信する必要がある場合が多く、一斉送信でメールを送信しないと間に合いません。
そのため、そのまま返信してしまうと、返信メール自体も一斉送信されてしまいますので、メールの宛先については、送ってくれた人だけに送信するようにしましょう。
返信する際には、件名をそのままにして「Re:」をつけて返信する方法と、「転勤の挨拶ありがとうございました」などのお礼をつけて返信する方法の2つがあります。
上記のように、件名から一目見て、転勤挨拶への返信メールであることがわかるようにしておくと親切です。
メールの内容については、相手のメールの作成の仕方に合わせて返信するようにすると、手短に済ませることができます。
これは転勤挨拶メールだけに限らず、他のビジネスメールへの返信でも同じことがいえますので、意識して作成するようにしましょう。
ここでは、転勤挨拶への返信メールの文例についてご紹介します。
また、具体的な文例について触れる前に、作成する時のポイントについても一緒に見ていきましょう。
転勤挨拶への返信メールを作成する時には、以下のような点を意識すると心のこもったメールを作成することができます。
それでは、それぞれの内容について詳しく見ていきたいと思います。
転勤挨拶メールを送信した人が、社内または社外での関わりがある人であった場合には、具体的に何年間関わっていたのか、どのような面でお世話になったのかを明記するだけでも、丁寧な印象を与えることができます。
また、具体的なエピソードを添えるのが難しいという場合には、感謝の気持ちを添えるだけでも相手に良い印象を与えることができます。
その他、転勤挨拶メールを送信した人が関わりのない人だった場合には、メールを送信してくれたことへの感謝の気持ちと、新任地に向かうことへの応援メッセージを添えると良いでしょう。
文末は、相手の今後を気遣う言葉で締めくくるようにすると、最後まで丁寧に作成することができます。
人事異動を命じられた後、正式な辞令が出れば、会社の上司であったり、取引先の方などからも転勤の挨拶状が届くこともあります。
転勤挨拶メールと併用してくることもあるため、関係を維持するためにも、返信メールのマナーはしっかりと身につけておきたいですね。
また、転勤挨拶メールは、必ずしも関わりのある人から届くとは限りません。
直接的には関わりのない人からのメールだったとしても、何かしらの形で業務に関わっている方であることに変わりはないので、返信はしっかりと行うようにしましょう。
どの相手に対しても、気持ちを伝える返信を心がけることで、お互いに良い関係を築くことに繋がるので、上記を参考にして、返信メールを作成してみましょう(^^♪