採用の断り方電話でどう辞退を伝えれば良い？無難・穏便な連絡方法は
就職活動をする場合、たいていの人は、同時に複数の会社に応募します。
そのため、企業から採用内定通知をもらっても、第一志望の企業以外はお断りする必要がありますよね。
採用内定後に辞退の連絡をする際には、基本的には、マナー的に電話が良いとされています。
しかし、なかなか言いにくいことでもありますし、特に新卒の方だと「電話でどう辞退を伝えれば良いのだろうか」と悩んでしまう人もいるのではないかと思います(^^;
企業との間で、なるべく波風が立たないようにしたいものですが、どのような断り方であれば穏便に済ませられるのでしょうか？
ここでは、電話で辞退を伝える際の断り方のマナーや例文、無難・穏便に済ませるための連絡方法などについて、詳しく見ていきたいと思います。
目次
採用辞退を連絡する手段は電話が良い？メールはダメ？
採用のお断り、つまり内定辞退の連絡をする場合、基本的には電話で伝えるのがマナーだとされています。
しかし、メールで内定辞退を伝えることも決してマナー違反ではありません。
むしろ、メールであれば、いつでも連絡できるツールであり、行き違いを防ぐだけでなく、相手にも早く確実に伝えることができるので、企業側の採用業務の負担も軽くなります。
記録にも残ることを考慮すると、電話よりもメールの方が効率的な面もあるのではないでしょうか。
ただし、以下のような場合には、採用をお断りする旨を伝える場合には、メールよりも電話の方が良いかと思われます。
- 選考過程でもメールではなく電話での連絡が多かった企業の場合
- 採用通知から１週間以上経っている場合
選考過程でもメールではなく電話での連絡が多かった企業の場合
選考過程でも電話連絡が多かった企業の場合には、採用辞退の連絡に関しては、メールよりも電話のほうが良いかと思われます。
それは、このような企業の場合には、重要な連絡は電話で行うのがマナーと考えている可能性が高いためです。
おそらく、採用の連絡も、メールではなく、電話でもらっているのではないでしょうか。
採用通知から１週間以上経っている場合
採用内定通知を出されてから１週間以上経っている場合にも、採用の辞退については、メールよりも電話での連絡が望ましいのではないでしょうか。
時間とともに、企業側は手続きを含め入社準備を進めていると考えられるため、メールだけを送るよりも電話で辞退を伝えるほうが無難でしょう。
このような場合に、電話ではなくメールで済ませようとしてしまうと、「なんて失礼なやつなんだ」という印象を与えてしまう可能性があります。
また、会社同士のつながりで、同業他社にも悪評が広がってしまう可能性もなくはないでしょう。
採用辞退は、メールよりも電話のほうが無難？
採用辞退の連絡が、メールでは失礼、ダメというわけではありません。
しかし、メールでの連絡よりも、電話のほうが、上記のようなリスクを避けることもできます。
そのため、不安な要素がある場合には、メールで伝えるのではなく、誠意をもって、電話で採用辞退を伝える方が、穏便に済ませられることも多いのではないでしょうか。
また、メールでは確認漏れが発生するなど、返信がない場合には内定辞退の旨が伝わっていない可能性もあります。
内定辞退という絶対に伝えるべき事項の場合は、電話で伝える方が直接相手に伝えることができるので、適切といえるでしょう。
電話は緊張するかもしれませんが、自分の言葉で話せるので誠意を伝えられるため、結果的にはあまり悪印象を与えることなく穏便に済ませることができます。
電話での採用内定の断り方を例文でご紹介！
それでは、電話での採用の断り方について、具体的に見ていきたいと思います。
電話で採用辞退を伝える際のポイント
スマートに採用辞退を伝える順序とは？
- 人事担当者が出た場合には、相手の都合を確認する
- 採用を辞退したい旨をはっきりと伝える
- 辞退が心苦しいこと、申し訳なく思っていることを伝える
- 電話で辞退の連絡をすることの失礼を改めて謝罪する
- 最後にもう一度、お詫びの言葉を述べる
採用辞退の連絡をする際には、貴重な時間を割いて話をしていただいていることを考慮して、長々と話をするのは避けるようにしましょう。
要点をまとめて、言いたいことを端的に伝える場合には、上記の順序で採用辞退を伝えるようにすれば、スマートに伝えることができます。
採用辞退の理由は角の立たないものを選ぶ
本来であれば、採用辞退の理由は述べる必要はないのですが、今後の採用活動に役立てたいなどの理由から、企業側から採用辞退の理由を聞かれることがあります。
採用辞退の理由として、「別の会社から内定をもらったから」「あちらの会社の方が良かったから」とストレートに伝えてしまうと、企業側からお怒りを買ってしまうかもしれません。
波風を立てないようにするためには、「職種や業務の適性が自分に合っていると判断した」「同業他社にご縁を感じたため、そちらの会社に入社することにした」などの理由で伝えるのが無難といえるでしょう。
電話での採用辞退の仕方を例文でご紹介！
採用辞退の理由を聞かれなかった場合
先日御社で面接を受けさせていただきました〇〇と申します。
人事部の□□様はいらっしゃいますでしょうか？（担当者にかわる）お忙しいところ、大変失礼いたします。
〇〇と申します。
ただいま少しのお時間よろしいでしょうか？
先日は採用内定のご連絡をいただきまして、ありがとうございました。
大変心苦しいのですが、検討を重ねた結果、採用内定を辞退させていただきたく、この度ご連絡いたしました。
本来はこちらから直接お伺いすべきところを、取り急ぎお電話でのご連絡となり、誠に申し訳ございません。
何卒、よろしくお願いいたします。
電話で連絡をした際に、採用辞退の理由を聞かれなかった場合には、上記の例文を参考に採用辞退の旨を伝えると良いでしょう。
また、「本来はこちらから直接お伺いすべきところを」と伝えるのも、それぐらい採用を辞退することを重く受け止めていることを伝えることができるので、誠心誠意を込めて伝えるようにしましょう。
採用辞退の理由を聞かれた場合
先日御社で面接を受けさせていただきました〇〇と申します。
人事部の□□様はいらっしゃいますでしょうか？（担当者にかわる）お忙しいところ、大変失礼いたします。
〇〇と申します。
ただいま少しのお時間よろしいでしょうか？
先日は採用内定のご連絡をいただきまして、ありがとうございました。
大変心苦しいのですが、検討を重ねた結果、採用内定を辞退させていただきたく、この度ご連絡いたしました。（採用辞退の理由を聞かれた場合）御社と並行して採用試験を受けていた会社があり、そちらからも先日内定をいただきました。
最後までどうするべきか悩みましたが、自分の将来を改めて考えた結果、そちらの会社とのご縁を感じ、最終的にそちらの会社への入社を決意いたしました。
本来はこちらから直接お伺いすべきところを、取り急ぎお電話でのご連絡となり、誠に申し訳ございません。
何卒、よろしくお願いいたします。
採用辞退の理由を聞かれた場合には、上記の例文を参考に伝えるようにしましょう。
また、上記の例文以外の理由である場合にも、上記のポイントを参考に理由を考えて伝えると波風を立てることなく穏便に済ませることができます。
無難・穏便に済ませるためには、丁寧に対応することが重要
電話で採用辞退の連絡するのは、メールよりもはるかに緊張します。
しかし、企業に対する自分の気持ちを誠心誠意伝えることができることを考えれば、電話で伝えた方が穏便に済ませることができます。
採用辞退の理由を述べる際にも、別の会社に行くことを隠していい加減な言い訳をするのではなく、採用を辞退する会社に対して敬意を表しながら、言葉を選んで話すことが重要です。
また、採用辞退の連絡を電話で済ませるだけではなく、メールでも連絡をするようにすると、記録として残すことができるので、より丁寧であるといえます。
どちらにしても良い印象を与えることのない採用辞退の連絡ですが、上記の内容を参考に、少しでも穏便に済ませられるように丁寧に対応しましょう(^^♪
